Czy można zwolnić pracownika na L4? Wyjaśniamy przepisy

Co do zasady nie można wypowiedzieć umowy pracownikowi przebywającemu na L4. Wyjątkiem jest między innymi ciężkie naruszenie obowiązków, upływ okresu ochronnego przy długotrwałej chorobie, porozumienie stron albo likwidacja czy upadłość pracodawcy. Sprawdź, kiedy rozwiązanie umowy jest dopuszczalne i jak przeprowadzić je prawidłowo.

Jaka ochrona przysługuje pracownikowi na L4?

Art. 41 Kodeksu pracy zakazuje wypowiadania umowy podczas usprawiedliwionej nieobecności pracownika, jeżeli nie minął jeszcze okres pozwalający na rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. Zwolnienie lekarskie jest właśnie taką nieobecnością.

Ochrona dotyczy zarówno umów na czas określony, jak i umów na czas nieokreślony. Obejmuje zwykłe wypowiedzenie, czyli oświadczenie, po którym umowa trwa jeszcze przez okres wypowiedzenia.

Choroba nie blokuje każdego sposobu zakończenia zatrudnienia. Pracodawca nie może jednak wręczyć zwykłego wypowiedzenia, dopóki trwa okres ochronny.

Jeśli wypowiedzenie zostało przekazane przed rozpoczęciem L4, późniejsza choroba nie wstrzymuje biegu okresu wypowiedzenia. Umowa rozwiąże się w terminie wskazanym w oświadczeniu pracodawcy.

Kiedy można rozwiązać umowę podczas L4?

Pracodawca może zakończyć zatrudnienie podczas zwolnienia lekarskiego w kilku sytuacjach. Każda z nich wymaga odrębnej oceny, zebrania dokumentów i zachowania właściwego trybu.

Porozumienie stron

Pracownik i pracodawca mogą uzgodnić rozwiązanie umowy także w czasie L4. Takie porozumienie wymaga dobrowolnej zgody obu stron, nie wymaga okresu wypowiedzenia i może wskazywać dowolny termin zakończenia zatrudnienia.

Pracodawca nie może zmusić chorego pracownika do podpisania dokumentu. Sama odmowa zawarcia porozumienia nie stanowi podstawy do zwolnienia dyscyplinarnego.

Zwolnienie dyscyplinarne

L4 nie chroni przed rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Podstawą może być ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, na przykład świadczenie pracy dla innego podmiotu w czasie zwolnienia albo wykorzystywanie L4 w sposób sprzeczny z jego celem.

Nie każda aktywność podczas choroby oznacza naruszenie obowiązków. Ocena zależy od rodzaju zwolnienia, zaleceń lekarskich i wpływu danego zachowania na proces leczenia. Samo podejrzenie nie wystarcza – pracodawca powinien mieć wiarygodne dowody.

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy z winy pracownika trzeba przekazać w ciągu 1 miesiąca od uzyskania wiadomości o naruszeniu. Termin liczy się od momentu potwierdzenia wiarygodnych informacji, a nie zawsze od dnia samego zdarzenia.

Upadłość lub likwidacja pracodawcy

W razie ogłoszenia upadłości albo likwidacji pracodawcy ochrona przed wypowiedzeniem może zostać wyłączona. Dotyczy to także pracownika przebywającego na L4, choć nadal trzeba zastosować właściwe przepisy dotyczące okresu wypowiedzenia oraz dokumentacji.

Po jakim czasie długiej choroby można zwolnić pracownika?

Art. 53 Kodeksu pracy pozwala rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z przyczyn niezawinionych przez pracownika. Warunkiem jest upływ ustawowego okresu ochronnego oraz dalsza niezdolność do pracy.

Staż krótszy niż 6 miesięcy

Jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 6 miesięcy, rozwiązanie umowy może nastąpić po upływie ponad 3 miesięcy niezdolności do pracy. Przy ustalaniu stażu znaczenie ma okres zatrudnienia przed rozpoczęciem długiej choroby.

Staż co najmniej 6 miesięcy

Przy stażu wynoszącym co najmniej 6 miesięcy pracodawca musi uwzględnić cały okres pobierania wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego, a także pierwsze 3 miesiące świadczenia rehabilitacyjnego, jeśli zostało przyznane.

Standardowy okres zasiłkowy wynosi 182 dni. Może zostać wydłużony do 270 dni w przypadku gruźlicy albo niezdolności do pracy przypadającej w okresie ciąży. Po wyczerpaniu okresu zasiłkowego trzeba sprawdzić, czy pracownik złożył wniosek o świadczenie rehabilitacyjne.

Rozwiązanie umowy z art. 53 jest ryzykowne przed rozstrzygnięciem ZUS w sprawie świadczenia rehabilitacyjnego. W praktyce należy ustalić, czy nieobecność nadal pozostaje usprawiedliwiona i jaki okres ochronny obowiązuje w konkretnej sprawie.

Powrót pracownika do pracy

Pracodawca nie może skorzystać z art. 53 po stawieniu się pracownika do pracy w związku z ustaniem przyczyny nieobecności. Dotyczy to sytuacji, gdy pracownik faktycznie odzyskał zdolność do pracy, a nie jedynie pojawił się w firmie z trwającym zwolnieniem.

Po powrocie możliwe może być zwykłe wypowiedzenie, ale jego przyczyna musi być rzeczywista i właściwie opisana. Samo ogólne wskazanie długiej choroby może zostać zakwestionowane przez sąd pracy, zwłaszcza gdy pracodawca nie wykaże dezorganizacji pracy.

Jak przygotować rozwiązanie umowy z pracownikiem na L4?

Podstawa prawna nie wystarczy. Pracodawca powinien sprawdzić terminy, zgromadzić dowody i przygotować dokument w formie wymaganej przez przepisy.

Przed przekazaniem oświadczenia należy wykonać następujące czynności:

1. ustalić rodzaj umowy i staż pracownika u danego pracodawcy,
2. sprawdzić początek oraz ciągłość niezdolności do pracy,
3. ustalić, czy pracownik pobiera świadczenie rehabilitacyjne albo oczekuje na decyzję ZUS,
4. zweryfikować, czy nieobecność nie wynika z opieki nad dzieckiem lub odosobnienia z powodu choroby zakaźnej,
5. ocenić, czy pracownik nie korzysta z innej szczególnej ochrony,
6. sporządzić pisemne oświadczenie z konkretną przyczyną i pouczeniem o prawie odwołania.

Przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia przyczyna powinna być prawdziwa, konkretna i zrozumiała dla pracownika. W dokumencie warto wskazać właściwy przepis, dokładny okres niezdolności oraz okoliczności uzasadniające decyzję.

Jak doręczyć dokument pracownikowi przebywającemu na L4?

Oświadczenie pracodawcy powinno dotrzeć do pracownika w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. Najczęściej stosuje się list polecony z potwierdzeniem odbioru albo doręczenie osobiste.

Dokument można przekazać także elektronicznie, ale wiadomość musi zawierać dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zwykły e-mail, skan podpisanego pisma lub wiadomość w komunikatorze nie dają takiej pewności.

W razie odmowy odbioru przesyłki należy zachować dowody nadania, awizowania i zwrotu korespondencji. Data skutecznego doręczenia może mieć istotne znaczenie dla oceny terminu rozwiązania umowy.

Jakie są prawa pracownika po zwolnieniu?

Pracownik, który uważa rozwiązanie umowy za niezgodne z prawem, może odwołać się do sądu pracy w terminie 21 dni od doręczenia oświadczenia. W zależności od sytuacji może żądać przywrócenia do pracy albo odszkodowania.

Przy niezgodnym rozwiązaniu bez wypowiedzenia odszkodowanie co do zasady odpowiada wynagrodzeniu za okres wypowiedzenia. Sąd może również orzec o przywróceniu do pracy i wynagrodzeniu za czas pozostawania bez zatrudnienia, jeżeli spełnione są ustawowe warunki.

Pracownik zwolniony z powodu długotrwałej choroby może ponadto zgłosić gotowość powrotu do pracy w ciągu 6 miesięcy od rozwiązania umowy. Ponowne zatrudnienie następuje w miarę możliwości, dlatego pracodawca powinien ocenić, czy istnieje wolne stanowisko i realna możliwość dalszego zatrudnienia.

Jakie błędy zwiększają ryzyko sporu?

Najczęstsze problemy wynikają z pośpiechu i nieprawidłowego liczenia okresu ochronnego. Nawet uzasadniona decyzja może zostać podważona, jeżeli dokument doręczono przed upływem terminu albo nie wskazano konkretnej przyczyny.

Szczególnej uwagi wymagają:

• rozwiązanie umowy choćby o jeden dzień przedwcześnie,
• brak dowodów potwierdzających naruszenie obowiązków,
• zastosowanie zwykłego e-maila zamiast prawidłowej formy pisemnej,
• pominięcie szczególnej ochrony pracownika, na przykład związanej z ciążą lub działalnością związkową,
• brak pouczenia o prawie odwołania do sądu pracy.

Pracodawca nie powinien żądać od pracownika ujawnienia diagnozy ani szczegółów stanu zdrowia. E-ZLA przekazywane przez ZUS zawiera informacje potrzebne do obsługi nieobecności, ale nie daje pracodawcy prawa do poznawania przyczyny choroby.

Warto skonsultować konkretną sprawę przed przekazaniem oświadczenia. Przy długotrwałym L4 znaczenie mają dokładne daty, rodzaj świadczenia, staż pracy, sposób doręczenia oraz ewentualne szczególne uprawnienia pracownika.