Nota korygująca – kiedy można ją wystawić?

Od 1 lutego 2026 roku noty korygującej nie można już wystawić. Każdy błąd na fakturze, także literówka w nazwie firmy, adresie lub numerze NIP, wymaga obecnie faktury korygującej wystawionej przez sprzedawcę. Sprawdź, jak postępować z błędną fakturą i jakie dane powinna zawierać korekta.

Co zmieniło się w 2026 roku?

W związku z uchyleniem art. 106k ustawy o VAT od 1 lutego 2026 roku nota korygująca została wycofana z obrotu prawnego. Nabywca nie może już samodzielnie poprawiać danych na otrzymanej fakturze, niezależnie od tego, czy dokument został wystawiony w KSeF, czy poza tym systemem.

Jeżeli faktura zawiera pomyłkę, należy skontaktować się ze sprzedawcą i poprosić go o wystawienie faktury korygującej. Dotyczy to zarówno błędów formalnych, jak i nieprawidłowych wartości liczbowych.

Od 1 lutego 2026 roku każdą pomyłkę na fakturze poprawia sprzedawca za pomocą faktury korygującej. Nabywca nie wystawia już noty korygującej.

Co zrobić, gdy faktura zawiera błąd?

Po wykryciu niezgodności nie należy samodzielnie modyfikować otrzymanego dokumentu ani tworzyć noty korygującej. Prawidłowe postępowanie obejmuje kilka czynności:

1. Sprawdź, jaka informacja na fakturze jest nieprawidłowa.
2. Powiadom sprzedawcę o stwierdzonym błędzie.
3. Poproś o wystawienie faktury korygującej.
4. Dołącz otrzymaną korektę do faktury pierwotnej.
5. Przekaż dokumenty do księgowości i zaksięguj je zgodnie z rodzajem korekty.

Nie wolno poprawiać faktury ręcznie ani usuwać z niej błędnych danych. Dokument pierwotny powinien pozostać w dokumentacji w niezmienionej formie, a korekta musi jednoznacznie wskazywać, czego dotyczy.

Jakie błędy może poprawić faktura korygująca?

Faktura korygująca jest obecnie właściwym dokumentem do poprawiania każdego rodzaju pomyłki na fakturze. Sprzedawca może za jej pomocą zmienić zarówno dane formalne, jak i informacje wpływające na rozliczenia podatkowe.

Korekta może dotyczyć między innymi:

• nazwy lub imienia i nazwiska nabywcy albo sprzedawcy,
• adresu stron transakcji,
• numeru NIP,
• numeru i daty wystawienia faktury,
• daty sprzedaży, dostawy lub wykonania usługi,
• terminu płatności,
• opisu towaru albo usługi,
• numeru rejestracyjnego pojazdu, na przykład przy zakupie paliwa,
• ilości i jednostki miary,
• ceny jednostkowej oraz wartości netto,
• stawki i kwoty VAT,
• udzielonego rabatu lub obniżki,
• łącznej kwoty należności.

Faktura korygująca jest także wymagana w przypadku zwrotu towaru, opakowań lub całości albo części zapłaty. Stosuje się ją również wtedy, gdy po wystawieniu faktury zmieniła się podstawa opodatkowania.

Kto wystawia fakturę korygującą?

Fakturę korygującą wystawia sprzedawca, czyli podmiot, który sporządził fakturę pierwotną. Nabywca może zgłosić błąd, wskazać prawidłowe dane i poprosić o korektę, ale nie może wystawić jej we własnym imieniu.

Jeżeli faktura wskazuje całkowicie niewłaściwego nabywcę, zwykła zmiana danych może być niewystarczająca. Sprzedawca powinien ocenić sytuację i zastosować właściwy sposób korekty, a niekiedy wystawić fakturę korygującą do zera oraz nową fakturę na prawidłowy podmiot.

Co powinna zawierać faktura korygująca?

Zakres danych na fakturze korygującej zależy od rodzaju poprawianego błędu. Dokument powinien jednak pozwalać bez wątpliwości zidentyfikować fakturę pierwotną oraz wskazywać prawidłową treść lub wartość po korekcie.

Faktura korygująca powinna zawierać w szczególności:

• datę wystawienia,
• kolejny numer dokumentu,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• numery NIP stron transakcji,
• dane faktury pierwotnej, której dotyczy korekta,
• nazwę korygowanego towaru lub usługi,
• prawidłową treść korygowanych informacji,
• kwotę zmiany podstawy opodatkowania lub VAT, jeżeli korekta wpływa na rozliczenie podatku,
• przyczynę korekty, jeśli została wskazana przez wystawcę.

Przy korekcie danych formalnych należy jasno wskazać informację błędną i prawidłową. Gdy zmieniają się kwoty, dokument powinien przedstawiać wartości korekty z podziałem na właściwe stawki VAT oraz sprzedaż zwolnioną, jeżeli ma to zastosowanie.

Faktura korygująca a dawna nota korygująca

Nota korygująca była dokumentem wystawianym przez nabywcę do błędów formalnych. Nie podlegała księgowaniu i wymagała akceptacji sprzedawcy. Od 1 lutego 2026 roku przepisy nie pozwalają już na jej sporządzanie.

W praktyce oznacza to, że nie należy już rozstrzygać, czy dany błąd można poprawić notą. Trzeba przekazać informację sprzedawcy i uzyskać fakturę korygującą.

Jak postępować z fakturą w KSeF?

Krajowy System e-Faktur nie przewiduje wystawiania not korygujących. Po wejściu obowiązkowych zasad KSeF korekta faktury ustrukturyzowanej odbywa się za pomocą faktury korygującej wystawionej w wymaganej formie.

Jeżeli błąd dotyczy faktury otrzymanej w KSeF, nabywca powinien zgłosić go sprzedawcy. Po wystawieniu korekty należy zachować powiązanie między dokumentem pierwotnym a korygującym w systemie księgowym.

Jak ująć korektę w dokumentacji księgowej?

Fakturę korygującą należy przechowywać razem z dokumentem pierwotnym. Sposób jej ujęcia zależy od tego, czy korekta zmienia wartości podatkowe, czy dotyczy wyłącznie danych opisowych.

Przy korekcie danych formalnych dokument może nie zmieniać podstawy opodatkowania ani kwoty VAT. Jeżeli korekta wpływa na cenę, ilość, podatek, rabat, zwrot lub wartość należności, trzeba uwzględnić ją w ewidencjach zgodnie z zasadami właściwymi dla danego rodzaju zmiany.

W przypadku korekty zmniejszającej podstawę opodatkowania znaczenie może mieć dokumentacja potwierdzająca uzgodnienie warunków korekty. Mogą nią być między innymi aneksy, korespondencja handlowa, potwierdzenia zwrotu albo dowody zapłaty.

Czy można wystawić notę korygującą do faktury ze stycznia 2026 roku?

Nie. Decydująca jest data wystawienia dokumentu korygującego, a nie data faktury pierwotnej. Jeżeli nota miałaby zostać sporządzona po 31 stycznia 2026 roku, należy zamiast niej poprosić sprzedawcę o fakturę korygującą.

Dotyczy to również faktur wystawionych przed zmianą przepisów, jeśli błąd zostanie wykryty dopiero po 1 lutego 2026 roku.

Jak uniknąć problemów z błędną fakturą?

Sprawdzaj dokument przed przekazaniem go do księgowości, zwłaszcza dane stron transakcji, numer NIP, daty oraz wartości podatkowe. W przypadku faktur z KSeF warto porównać dane dokumentu z zamówieniem lub umową.

Najbezpieczniej przechowywać wiadomość zgłaszającą błąd, fakturę pierwotną i fakturę korygującą w jednym miejscu. Taki porządek ułatwia rozliczenia oraz wyjaśnienie dokumentacji podczas kontroli.

Warto zapamiętać:

• Od 1 lutego 2026 roku nota korygująca nie może być wystawiona.
• Każdy rodzaj błędu poprawia sprzedawca za pomocą faktury korygującej.
• Nabywca powinien zgłosić niezgodność i przekazać sprzedawcy prawidłowe dane.
• Fakturę pierwotną i korektę należy przechowywać razem.
• W KSeF korekty faktur odbywają się za pomocą faktur korygujących.