Praca zdalna okazjonalna – ile dni przysługuje pracownikowi?

Pracownikowi przysługują maksymalnie 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku kalendarzowym. Limit dotyczy całego roku, nie można go zwiększyć regulaminem, a niewykorzystane dni nie przechodzą na kolejny rok. Sprawdź, jak złożyć wniosek, kiedy pracodawca może odmówić i jakie zasady obowiązują obie strony.

Co oznacza okazjonalna praca zdalna?

Okazjonalna praca zdalna pozwala wykonywać obowiązki poza stałym miejscem pracy w wyjątkowych, incydentalnych sytuacjach. Jej inicjatorem zawsze jest pracownik, który składa wniosek w formie papierowej albo elektronicznej.

Miejsce wykonywania pracy trzeba każdorazowo uzgodnić z pracodawcą. Może nim być na przykład adres zamieszkania pracownika lub czasowe miejsce pobytu w innej miejscowości.

Limit okazjonalnej pracy zdalnej wynosi 24 dni w roku kalendarzowym, od 1 stycznia do 31 grudnia.

Ile dni pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje?

Pracownik może wnioskować o pracę zdalną przez nie więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym. Przepisy nie pozwalają pracodawcy ani na zwiększenie, ani na zmniejszenie tej ustawowej puli.

Dni można wykorzystać pojedynczo, w kilku następujących po sobie terminach albo jednorazowo w całym wymiarze. Warunkiem pozostaje akceptacja wniosku przez pracodawcę.

Niewykorzystane dni przepadają z końcem roku. Pracownik nie otrzymuje za nie ekwiwalentu i nie może doliczyć ich do limitu obowiązującego w następnym roku.

Czy limit zależy od wymiaru etatu?

Przepis określający 24 dni nie wskazuje wprost na proporcjonalne obniżenie limitu dla osób zatrudnionych na część etatu. Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zakłada, że pracownikowi, niezależnie od wymiaru etatu i liczby godzin pracy w danym dniu, przysługują 24 dni.

W praktyce oznacza to, że jeden dzień okazjonalnej pracy zdalnej jest liczony jako dzień, w którym pracownik ma zaplanowaną pracę, bez względu na to, czy harmonogram przewiduje 8, 4 czy 3 godziny.

W doktrynie prawa pracy pojawiały się jednak odmienne opinie, zgodnie z którymi limit powinien być ustalany proporcjonalnie do etatu. Ponieważ przepis nie zawiera jednoznacznego mechanizmu proporcjonalności, w razie wątpliwości warto sprawdzić aktualne stanowisko pracodawcy lub skonsultować sytuację ze specjalistą prawa pracy.

Jak złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną?

Wniosek składa pracownik. Można przekazać go w postaci papierowej albo elektronicznej; przepisy nie narzucają jednego urzędowego formularza.

Kodeks pracy nie określa minimalnego terminu na złożenie dokumentu. Wniosek może więc zostać przekazany nawet przed rozpoczęciem pracy w danym dniu, choć wcześniejsze zgłoszenie ułatwia organizację pracy i uzyskanie decyzji.

W dokumencie warto wskazać:

• planowany dzień lub dni pracy zdalnej,
• miejsce wykonywania obowiązków,
• oświadczenie o zapewnieniu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy,
• potwierdzenie zapoznania się z zasadami ochrony danych osobowych oraz informacjami dotyczącymi bhp.

Czy pracodawca może odmówić?

Tak. W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia wniosku i co do zasady nie musi uzasadniać odmowy.

Decyzja nie może jednak prowadzić do dyskryminacji ani nierównego traktowania. Jeżeli pracownicy wykonują podobne obowiązki w porównywalnych warunkach, stosowanie odmiennych zasad powinno wynikać z obiektywnych przyczyn organizacyjnych.

Pracodawca nie może również wysłać pracownika na okazjonalną pracę zdalną z własnej inicjatywy. Ta forma pracy jest uruchamiana wyłącznie na wniosek zatrudnionej osoby.

Kiedy okazjonalna praca zdalna nie jest możliwa?

Nie każdą pracę można wykonywać poza zakładem. Ograniczenia wynikają przede wszystkim z rodzaju obowiązków, zagrożeń oraz warunków, jakie występują na stanowisku.

Okazjonalna praca zdalna nie może obejmować prac:

• szczególnie niebezpiecznych,
• powodujących przekroczenie norm czynników fizycznych ustalonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• z użyciem niebezpiecznych czynników chemicznych, substancji radioaktywnych lub szkodliwych biologicznie,
• związanych z intensywnym brudzeniem albo wydzielaniem uciążliwych zapachów.

Jakie obowiązki ma pracodawca?

Przy okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca nie musi stosować pełnego zakresu obowiązków przewidzianych dla regularnej pracy zdalnej. Nie ma obowiązku zapewnienia specjalnego sprzętu, pokrywania kosztów energii i internetu ani wypłaty ekwiwalentu za korzystanie z prywatnych narzędzi.

Nie jest także konieczne zawieranie porozumienia ze związkami zawodowymi, wydawanie regulaminu pracy zdalnej ani zmienianie umowy o pracę. Strony powinny jednak ustalić miejsce pracy i sposób kontroli wykonywania obowiązków.

Pracodawca nadal musi:

• przygotować ocenę ryzyka zawodowego związanego z pracą zdalną,
• przekazać informacje dotyczące bezpiecznego wykonywania pracy,
• wdrożyć procedury ochrony danych osobowych,
• umożliwić pracownikowi zapoznanie się z wymaganiami bhp i ochrony informacji.

Jakie obowiązki ma pracownik?

Pracownik organizuje stanowisko pracy we własnym zakresie, z uwzględnieniem zasad ergonomii oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Przed rozpoczęciem pracy powinien potwierdzić, że wybrane miejsce zapewnia bezpieczne warunki.

Do pracownika należy także stosowanie procedur ochrony danych, zabezpieczenie dokumentów i urządzeń oraz przestrzeganie ustalonego czasu pracy. Korzystanie z prywatnego komputera lub innego sprzętu odbywa się na zasadach uzgodnionych z pracodawcą.

Czy pracownik otrzymuje zwrot kosztów?

Przy okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca nie ma ustawowego obowiązku zwrotu kosztów energii elektrycznej, internetu, urządzeń ani ich eksploatacji. Dotyczy to również sytuacji, w której pracownik korzysta z własnego komputera lub akcesoriów.

Strony mogą jednak dobrowolnie ustalić zwrot wybranych wydatków. Taka możliwość nie zmienia incydentalnego charakteru pracy zdalnej, ale powinna wynikać z jasnych ustaleń między pracownikiem a pracodawcą.

Jak wygląda kontrola pracy zdalnej?

Pracodawca może kontrolować wykonywanie obowiązków, przestrzeganie zasad bhp oraz ochronę informacji, także podczas okazjonalnej pracy zdalnej. Kontrola odbywa się na zasadach uzgodnionych z pracownikiem i w godzinach jego pracy.

Sposób kontroli powinien uwzględniać charakter pracy oraz warunki panujące w miejscu jej wykonywania. Nie może naruszać prywatności pracownika, jego domowników ani utrudniać korzystania z pomieszczeń zgodnie z ich przeznaczeniem.

Co po wykorzystaniu 24 dni?

Po wykorzystaniu całego limitu dalsza praca zdalna nie może być kwalifikowana jako okazjonalna. Pracodawca może zgodzić się na wykonywanie obowiązków poza biurem, ale wtedy należy zastosować zasady dotyczące regularnej pracy zdalnej.

W takiej sytuacji konieczne może być ustalenie zasad zapewnienia sprzętu i materiałów, pokrywania kosztów, udzielania pomocy technicznej oraz organizacji pracy. Pracodawca nie może obchodzić limitu, wpisując w regulaminie większą liczbę dni.

Jak ewidencjonować i dokumentować dni?

Przepisy nie wskazują jednego sposobu potwierdzania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej. Pracodawca powinien ustalić własną procedurę, na przykład przez system kadrowy, formularz elektroniczny albo e-mail.

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną przechowuje się w części B akt osobowych. Liczbę wykorzystanych dni należy także wskazać w świadectwie pracy.

Co dzieje się przy zmianie pracodawcy?

Limit 24 dni odnosi się do roku kalendarzowego, a nie do konkretnej umowy o pracę. Dlatego przy zmianie pracodawcy należy uwzględnić dni wykorzystane wcześniej w tym samym roku.

Przepisy nie określają szczegółowego mechanizmu przekazywania tej informacji między pracodawcami. W interesie pracownika jest podanie nowemu pracodawcy liczby wykorzystanych dni, aby nie doszło do przekroczenia ustawowego limitu.

Podstawa prawna

Regulacje dotyczące okazjonalnej pracy zdalnej znajdują się w art. 67³³ Kodeksu pracy. Przepisy o pracy zdalnej weszły w życie 7 kwietnia 2023 r. na mocy ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.

Warto zapamiętać:

• Roczny limit wynosi 24 dni kalendarzowe.
• Wniosek zawsze składa pracownik.
• Pracodawca może odmówić, ponieważ nie jest związany wnioskiem.
• Niewykorzystane dni nie przechodzą na kolejny rok.
• Po przekroczeniu limitu stosuje się zasady regularnej pracy zdalnej.